08 أبريل دليل مكافحة استغلال الجمعيات بغرض تمويل الإرهاب
كما نعلم لا يزال الإرهاب يشكل تهديداً حقيقياً على العالم والدول كافة وقد يستغل هذا التهديد منظمات المجتمع المدني مثلما يستغل العديد من القطاعات.
إن الهدف من هذه الدراسة هو إرشاد منظمات المجتمع المدني من أجل مساعدتهم على تقليل مخاطر تعرض نشاطاتهم للاستغلال من قبل العناصر الإرهابية، وتقديم بضعة نماذج من الممارسات الجيدة إلى هذه المنظمات.
كما يمكن لمنظمات المجتمع المدني الحصول على مزيد من التفاصيل حول التدابير التي يمكنهم اتخاذها من خلال الاطلاع على”دليل مكافحة استغلال المؤسسات غير الربحية في تمويل الإرهاب” الموضح في الموقع الإلكتروني الخاص بالمديرية العامة للعلاقات مع المجتمع المدني.
أصبحت منظمات المجتمع المدني جزءاً حياً لا يتجزأ من عالمنا اليوم على الصعيد العالمي.
حيث إن النطاق الواسع لمجالات عمل منظمات المجتمع المدني يميز هذه المنظمات بشكل كبير عن الفاعلين الدوليية من حيث الوصول الجغرافي والقدرة التنفيذية.
وإن أحد العناصر الأساسية التي تتمتع بها منظمات المجتمع المدني هي ثقة الجمهور والتي بفضلها تحقق نجاح القطاعات المندرجة بشكل تقليدي ضمن مجالات عمل هذه المنظمات. وبسبب هذه الميزات قد يتم استهداف منظمات المجتمع المدني من قبل الإرهابيين والمجموعات الإرهابية على وجه التحديد بغرض جمع التمويل وتحويل التمويل الذي تم جمعه، وتقديم الدعم اللوجستي للمجموعات الإرهابية، وتأمين يد عاملة لهذه المجموعات، ودعم هذه المجموعات الإرهابية ودعم نشاطاتها. لذا تم إعداد هذا الدليل الذي من شأنه أن يساعد منظمات المجتمع المدني على حماية أنفسها من مخاطر التعرض للاستغلال بغرض تمويل الإرهاب.
المسائل التي يتوجب على إدارات الجمعيات الانتباه إليها
تتحمل إدارات الجمعيات مسؤوليات عدة فيما يتعلق باتخاذ التدابير اللازمة لمكافحة استغلال الجمعيات التي يديرونها لغرض تمويل الإرهاب. إن قيام الجمعيات بممارسة نشاطاتها وتنفيذ أعمالها وفقاً لالتزاماتها التي ينص عليها القانون من شأنه أن يقلل بشكل تلقائي من مخاطر استغلالها من أجل تمويل الإرهاب. لذلك يجب على إدارات الجمعيات ومجالس الرقابة الداخلية فهيا ان تنتبه انتباهاً شديداً على المسائل التالية.
يجب توفير إمكانية المحاسبة والمساءلة
ينبغي على مجلس الرقابة أن ينفذ مهته بالرقابة الداخلية بشكل فعال وفقاً للأسس والمبادئ الموضحة في النظام الداخلي للجمعية، كما يجب عليه الاستعانة بخبراء من أجل مراقبة الجمعية إذا اضطر الأمر، ثم يجب عليه رفع تقرير بنتيجة الرقابة إلى مجلس إدارة الجمعية وعرضه أمام الجمعية العمومية عند اجتماعها. ينبغي الاحتفاظ بدفاتر وقيود وأوراق الجمعية من قبل المجلس والأشخاص المسؤولين عن ذلك، ويجب أن تكون هذه السجلات جاهزة دون نقصان أثناء عملية الرقابة الداخلية والخارجية أو عند طلبها من قبل الجهات المختصة.
ينبغي القيام بأعمال ونشاطات تمكن من كسب ثقة المجتمع.
ينبغي أن تكون نشاطات الجمعية شفافة وقابلة للتبرير. عندما يكون النشاط في مكان يصعب الوصول إليه، يجب إبراز معلومات ومستندات ومواد متعددة تثبت كل تفاصيل النشاط بشكل يقطع الشك، ٫إلى جانب إبراز الدفاتر والقيود الاعتيادية.
يجب مكافحة تعرض الجمعية للاستغلال لغرض تمويل الإرهاب.
ينبغي التحقق بشكل جيد من موثوقية الأشخاص والمؤسسات والشركاء الذين تُحوّل مصادر الجمعية إليهم سواء أكانوا موجودين داخل القطر وخارجه.
ينبغي اختيار شركاء ذوي موثوقية عالية أثناء تنفيذ النشاطات الخارجية.
ينبغي العمل مع المؤسسات العامة العاملة بشكل فعال في المنطقة والجمعيات والأوقاف المصنفة بأنها تخدم المصلحة العامة، مثل جمعية الهلال الأحمر التركي.
ينبغي أن تكون جداول الإيرادات والصادرات شفافة.
ينبغي استخدام وثائق الإيرادات والصادرات الموضحة في قانون الجمعيات من أجل إيرادات وصادرات الجمعية، وينبغي إرسال الحوالات المالية عبر النظام المصرفي. يجب تعبئة قسم البيانات الشخصية والأقسام الأخرى من وثائق الإيرادات والصادرات التي يتم تنظيمها بشكل صحيح وتام.
توصيات عملية
تم تخصيص هذا القسم لذكر الأساليب المتبعة من قبل الجمعيات الفاعلة على الصعيدين المحلي والدولي لتكون نموذجاً لمنظمات المجتمع المدني في أساليب مكافحة التعرض لسوء الاستعمال لغرض تمويل الإرهاب أثناء تنفيذ النشاطات.
تحليل المخاطر
إن إدراك الجمعيات لمخاطر تمويل الإرهاب الذي يواجهونه واتخاذهم للتدابير المناسبة لتقليل هذه المخاطر يحمل أهمية بالغة في تحديد النشاطات التي ستمارسها الجمعية وكيفية ومكان تنفيذ هذه النشاطات.
ينبغي على الجمعيات القيام بتحليل مخاطر خاص بها قبل البدء بالعمل في بيئة جديدة أو مع شريك جديد.
إن قيام الجمعيات بتقييم المخاطر الذاتي يساهم في تقليل المخاطر التي قد تواجهها المؤسسات بما فيها تمويل الإرهاب.
نموذج عملي لتحليل المخاطر
تقوم إحدى مؤسسات المساعدات الإنسانية الدولية التي تقدم مساعدات طارئة ودعم للتعافي على المدى البعيد في المناطق التي تعيش اضطرابات أمنية بدراسة الوضع والمخاطر في المنطقة التي تمارس أو تخطط لممارسة نشاطها فيها.
لا تمارس المؤسسة نشاطها في المناطق التي لا يمكنها إدارة خطر الوضع الأمني فيها أو تحمل خطر سلب المساعدات.
يمنع الوضع الأمني والديناميكات المحلية وصول المؤسسة إلى بعض المناطق من العالم.
قابلية الخضوع للمحاسبة والمسائلة، والشفافية، والحوكمة الجيدة
إن أفضل طريقة لمكافحة سوء استعمال الجمعيات للاستغلال الإرهابي هي التمتع بحوكمة جيدة، وبنية مالية قوية، وإدارة داخلية متينة، وإدارة مالية، وإجراءات إدارة المخاطر.
من المهم أن تحصل الجمعيات على معلومات كافية حول موثوقية متبرعيها، والأشخاص أو الجمعيات التي ستقدم لها الجمعية مساعدات، والأشخاص والمؤسسات التي تعمل معها عن قرب.
تتألف هذه المعلومات من سلسلة من الخطوات التنفيذية التي يتوجب على الجمعيات اتخاذها من أجل تأكد الجمعيات من مصدر تمويلها، والتعرف على الأشخاص والمؤسسات التي تعمل معها، والتمكن من تحديد وإدارة المخاطر المحتملة.
إن الإجراءات المتعلقة بتأمين الأموال واختيار الموردين وإجراء عمليات الصرف تحمل أهمية من أجل تحقيق النزاهة وتوفير الشفافية بشأن المساعدات العينية التي سيتم تقديمها إلى المناطق ذات الخطر العالي وخاصةً بالنسبة لمنظمات المجتمع المدني. يجب وضع إجراءات عمل متشددة على الموظفين العاملين في مرحلة التوريد من أجل عدم التعرض للاستغلال.
يجب مراجعة هذه العملية بشكل دوري من أجل تحقيق معايير الفعالية والإنتاجية والاستمرارية والجودة.
يجب أن تكون مصادر تمويل هذه العملية قابلة للمحاسبة من قبل المجتمع.
يجب أن يتمكن المتبرعون من متابعة عملية تحويل التبرعات التي يتم تقديمها إلى منظمات المجتمعات المدني إلى مساعدات.
يجب أن تمتلك منظمات المجتمع المدني أنظمة عملية وظيفياً مثل المشاريع المباشرة، والتخطيط، وإشعار التمويل الشفاف، وإشعار المشروع المنتظم، ومعايير الحصول على الأموال ومعايير الموردين، ومصادر مستقلة للبيانات والرقابة المزدوجة. يجب أن يكون هناك إجراء واضح ليتم اتباعه في حالة الاشتباه بسوء الاستعمال أثناء استخدام التمويل.
كما يجب إجراء إحصاء (جرد) منتظم وبشكل مناسب للمحتويات المتبقية في المخازن بعد توزيع المساعدات.
كما تعمل المؤسسة الخيرية من أجل المساعدة في تنفيذ التوزيع بشكل من شأنه أن يقلل من احتمال قيام الجهات الفاعلة وأصحاب المصالح في المجتمع بتوجيه المساعدات الإنسانية لأغراض أخرى.
وتقوم بمراقبة توزيع المساعدات عملياً وإيقاف المساعدات في حال وجود احتمال توجيهها لأغراض أخرى.
نماذج عملية للنزاهة والشفافية والحوكمة الجيدة لمنظمات المجتمع المدني
النموذج -1
تقوم منظمات المجتمع المدني بتقسيم مسؤوليات عمليات التمويل الهامة وعمليات الشراء والحفاظ على الأصول بين عدد من الموظفين بدلاً من تسليمها إلى موظف واحد.
يقوم موظفون مختلفون بإجراءات شراء البضائع مثل إنشاء طلب الشراء، وجمع عروض الأسعار، واختيار الموردين، واستلام البضائع، والدفع.
يكون التوقيع إلزامياً من قبل مقدم طلب الشراء والمصادق على الطلب والمدقق المالي خلال شتى مراحل عمليات الشراء بكافة أنواعها من أجل تجنب المعاملات غير الموافق عليها.
تمتلك المنظمة وثيقة تبين بشكل عام الأعمال والمهام التي تحتاج إلى موافقة، مع اسم ومنصب المسؤول عن تلك الموافقة.
يتم تفقد الموجودات من الأصول بشكل منتظم من أجل التأكد منها، ويشمل هذا التفقد جرد الأدوات الفيزيائية وإحصاء النقود بشكل سنوي.
يجب اتباع نظام تحقق أو تدقيق مزدوج من أجل كافة المعاملات المالية.
يتم المصادقة على كل المعاملات المالية من قبل موظف آخر غير الموظف الذي طلب المعاملة، وكذلك يتم إجراء التدقيق المالي للمعاملة من قبل موظف آخر.
إضافة إلى ذلك، تحتوي عمليات التحقق وكل الحوالات المصرفية على توقيعين اثنين.
يتم إعداد وتدقيق تقارير المصاريف الفعلية مقارنة بالميزانية بشكل شهري من قبل الإدارة الأعلى مرتبة.
يتم توفير دليل وكتيبات توضيحية تشرح الخطوات الأساسية اللازم اتباعها في مجالات التمويل والشراء والإدارة وإدارة الأصول بهدف اتباعها خلال تقديم خدمات الدعم وكل أنشطة الجمعية.
يقوم مجلس الرقابة بمهمة الرقابة الداخلية بشكل فعال، كما يقوم عند الضرورة بالاستعانة بخبراء ومختصين من أجل تدقيق دفاتر ووثائق الجمعية، ويقوم بإعداد تقارير من أجل تقديمها لمجلس الإدارة والجمعية العمومية.
يقوم المجلس والأشخاص المسؤولين بالمحافظة على كل دفاتر ووثائق وسجلات الجمعية.
النموذج -2
قامت جمعية مساعدات إنسانية بأخذ عروض أسعار من موردين مختلفين من أجل بضائع تريد تأمينها، واختارت أفضل بضاعة ذات تكلفة منخفضة وجودة عالية.
لم توكل مهمة الشراء هذه إلى شخص واحد، وإنما قسمتها بين عدد من الموظفين.
وضعت آلية مصادقة صارمة من أجل مرحلة إجراء عملية البيع، وتأكدت من أن الأشخاص المسؤولين الذين سيصادقون عليها يتمتعون بمنصب يتيح لهم المصادقة. كما شاركت مبررات مصاريفها مع المجتمع.
النموذج -3
من أجل أن تتمكن جمعية فاعلة على الصعيد الدولي من تحقيق النزاهة أثناء العمل مع الأمم المتحدة قامت بما يلي:
قامت بعمل دراسة الجدوى وفقاً لميزانيتها، وأنشأت برنامج تقييم ومراجعة خاص بذلك، وأجرت تقييماً للمخاطر المتعلقة بالمشاريع المستقبلية.
تأكدت من اتباع شروط العقد الخاص بعملية الشراء، وأرسلت إشعارات بشأن فعالية البرنامج بشكل منتظم، وشاركت بيانات الميزانية والوثائق الداعمة مع المجتمع.
تأكدت من إجراء عمليات التحويل المالي عن طريق المؤسسات المصرفية الكبيرة قدر الإمكان من أجل توفير إمكانية متابعة كل المساعدات الإنسانية أو خدمات التمويل إلى أن يتم تسليمها إلى مستحقيها.
قامت بدراسة كيفية التسجيل في سجلات أصحاب المصالح، وتأكدت من صحة المصاريف التي يبلغونها بها ومن أنها تطابق المصاريف التي يُسمح بإجرائها. أولت أهمية للقيام بتدقيق سنوي مستقل وملائم لمبادئ المحاسبة المتعارف عليها.
الأعضاء والموظفين
كما هو معروف، تم في تاريخ 27/12/2020 تعديل الفقرة الثالثة من المادة الثالثة من قانون الجمعيات من خلال إضافة الحكم التالي عليها “إن الأشخاص المحكومين بسبب الجرائم المدرجة ضمن قانون مكافحة تمويل الإرهاب الصادر في تاريخ 07/02/2013 بالرقم 6415، أو الجرائم المتعلقة بصناعة المخدرات والمنشطات أو المتاجرة بها وفق ما هو موضح في قانون العقوبات التركي أو جرائم تبييض الأموال الناجمة عن هذه الجرائم، لا يحق لهم استلام مهام في مجالس الجمعية إلا في الجمعية العمومية حتى لو تم العفو عنهم أو نفذت الفترات الزمنية الموضحة في المادة رقم 53 من قانون العقوبات التركي الصادر في تاريخ 26/09/2004 بالرقم 5237. كما يتم عزل الأشخاص المنتخبين لمجالس الجمعية الذين يتم إصدار حكم بحقهم للجرائم الموضحة أعلاه عن مناصبهم في الجمعية. لا يتم اتباع أحكام هذه الفقرة في حالة صدور قرار باسترجاع الحقوق المسلوبة.”
وفي هذا الإطار، يجب عدم انتخاب الأشخاص المحكوم عليهم بهذه الجرائم لمناصب مجالس الجمعية مثل مجلس الإدارة ومجلس الرقابة باستثناء الأشخاص الذين صدر بحقهم قرار باسترجاع حقوقهم المسلوبة، كما يجب اتخاذ التدابير اللازمة ومعرفة أنه سيتم عزل الأشخاص الذين يتم إصدار حكم بحقهم للجرائم الموضحة أعلاه بعد انتخابهم لمجالس الجمعية عن مناصبهم في الجمعية.
نموذج عملي لمتابعة شؤون الأعضاء والموظفين
يمتلك مجلس الإدارة معلومات حول الأشخاص والمؤسسات المدرجة في لائحة الإرهاب المحلي والدولي. ويقوم بالتأكد من عدم احتواء هذه اللائحة على الأشخاص الذين سيتم قبول عضويتهم، والموظفين، والمسؤولين عن جمع التبرعات، والمتطوعين. يمكن الوصول إلى هذه اللائحة عبر الموقع الرسمي لمؤسسة التحري عن الجرائم المالية (MASAK)
مكافحة استغلال المساعدات المقدمة
يمكن التلاعب بالبرامج الإنسانية المشروعة التي يتم دعمها وتمويلها من قبل منظمات المجتمع المدني في مرحلة التسليم بهدف دعم الإرهاب. مثلاً هناك احتمال أن تستولي العناصر الإرهابية على المواد الغذائية والمحروقات والمواد الطبية وكل المواد الأخرى التي يتم إيصالها إلى مناطق النزاع أو المناطق ذات الخطر العالي. لذا من الهام أن تقوم منظمات المجتمع المدني باتخاذ التدابير اللازمة لذلك.
نموذج عملياً على مكافحة استغلال المساعدات المقدمة
قامت منظمة تعمل في مناطق النزاع بإنشاء دليل لإجراء مسح للمتبرعين وأصحاب المصالح بهدف مكافحة استغلال التمويل. تؤكد الجمعية بأن أصحاب المصالح الذي يعملون معها لا يملكون أية صلات مع المنظمات الإرهابية، وأنها لم تقبل التبرعات من أي منظمة انتهكت حقوق الإنسان أو اتهمت بانتهاكها ولم تبرم معها أي اتفاق ولم تشاركها ولم تتقاسم معها مهمة تقديم الخدمات. تقوم المنظمة بالتحري عن أصحاب المصالح والمنظمات والتوجهات في مصادر البيانات العامة الخاصة بالإنتربول ومجلس الأمن التابع للأمم المتحدة، وفي مجالات عديدة مثل لائحة أعمال الدول الأخرى. كما تعمل المنظمة بالتعاون مع منظمات المجتمع المدني الأخرى بهدف التعرف على وجهة نظر المنظمات الأخرى بشأن الانتهاكات التي قد يقوم بها أحد المتبرعين.
معاملات الجمعيات المصرفية
من المهم أن تقوم الجمعيات بحركاتها المالية عبر نظام مصرفي من أجل تجنب الاستغلال المرتبط بالأفعال الإرهابية على وجه التحديد.و يساعد إرسال الحوالات المالية عبر نظام مصرفي قانوني كل من مجلس الإدارة ومجلس الرقابة في الجمعية على إجراء المراجعات اللازمة للتأكد من شفافية النشاطات. كما سيتمكنون من تقديم مستندات موثقة حول المصاريف التي تمت في عمليات الرقابة العامة بشكل سريع. والأهم من ذلك كله أن منظمات المجتمع المدني التي تجري نشاطاتها عبر نظام مصرفي تكون قد قللت مخاطر استغلالها لأغراض إرهابية باعتبارها قد رفعت من مستوى وضوح وتكامل تدفقاتها المالية. تكون منظمات المجتمع المدني التي تعمل بهذا الشكل أهلاً للثقة من منظور المتبرعين. أما في المناطق التي لا تتمتع بقطاع مصرفي فمن الهام أن تقوم المنظمات باستخدام الأنظمة البديلة المعروفة، واستخدام وسائل مراجعة قوية إضافية من أجل حماية التمويل وبيان كيفية وزمان استخدام هذا التمويل.
نماذج عملية تظهر أهمية استخدام الأنظمة المصرفية من قبل منظمات المجتمع المدني
النموذج -1
تقوم الجمعية بإجراء حوالاتها المالية باستخدام الوسائل المصرفية العادية قدر المستطاع. تقوم بجمع التبرعات عبر الحساب المصرفي الخاص بالجمعية، وتقوم بإرسال المساعدات والمصاريف عبر المصرف كذلك.
النموذج -2
تقوم الجمعية بتقديم مساعدات إنسانية بإطلاق حملة لإيصال المساعدات إلى المدنيين في سوريا والمناطق المحيطة بها. تقوم بتقديم تبريرات مفصلة إلى المصرف الذي سيقوم بالمعاملات، وتقدم بيانات التواصل مع موظف في الجمعية يمتلك معلومات تامة حول العمل ويمكنه أن يساعد في تقديم معلومات إضافية عند الحاجة. كما تم مشاركة المصرف كل المعلومات الخاصة بالتصريحات الخاصة والعامة فيما يتعلق بالمساعدات. بهذا الشكل تم التقليل من المخاطر من خلال بناء علاقة مهنية بناءة مع المصرف تجعل المصرف يقوم بإجراء معاملات الجمعية، ويتم جمع المبلغ عبر نظام مصرفي مسجل بعد بناء علاقة آمنة مع المصرف.
استخدام الإيرادات لصالح الجمعية
يجب أن تقوم الجمعيات باستخدام التبرعات/ المساعدات وإيرادات الجمعية الأخرى من داخل القطر وخارجه والتمكن من إثباتها بما يتناسب مع الهدف الموضح في النظام الداخلي.
– تقوم الجمعية (أ) للمساعدات الإنسانية بأخذ دعم مالي من المؤسسة الخيرية الدولية (ب) من أجل المشاريع التي قامت بإعدادها بما يتناسب مع هدف الجمعية.
– تقوم الجمعية بصرف الدعم المالي هذا وتوثيقه وحفظه بحسب الأسس والمبادئ الموضحة في القانون.
– تكون النشاطات المنفذة كلها قابلة للتفسير والتوثيق ويتم تنفيذها بما يتناسب مع هدف الجمعية الموضح في نظامها الداخلي.
– عُرض على الجمعية دعماً مالياً لنشاطاتها المنفذة في مناطق غياب السلطة من قبل المنظمة (ج) التي يقع مركزها خارج القطر ولكن طُلب من الجمعية أن تكون المصاريف وفقاً لطلبات المنظمة (ج). وفق التحريات التي أجرتها الجمعية باستخدام المصادر العامة حول المنظمة (ج) تبين وجود أخبار سلبية، وتأكد بأن طلباتها تشمل أعمال مشبوهة تسعى إلى دعم المجموعات الإرهابية، لذا تم رفض عرض التعاون المقدم من قبلها.
مراقبة النشاطات الميدانية من قبل مجلس إدارة الجمعية
قد تشمل مجالات عمل الجمعيات التي تقدم مساعدات إنسانية في مناطق غياب السلطة خارج القطر مساحات جغرافية واسعة، وقد تقوم بتنفيذ هذه النشاطات عبر العديد من الموظفين المحليين.
يجب مراقبة الوضع والتأكد ما إذا كان الموظف المحلي في المنطقة الجغرافية التي تعاني من تعقيدات داخلية وغياب للسلطة يقوم باستخدام مصادر الجمعية وفقاً لتوصيف وظيفته أم لا، وما إذا كان يسلم المساعدات إلى المحتاجين وفق القواعد المحددة مسبقاً أم لا، حيث يتم إجراء عملية المراقبة هذه من قبل أشخاص تم التأكد من مصداقيتهم وتوظيفهم من قبل الجمعية.
يتحمل مجلس إدارة الجمعية مسؤولية اختيار الشخص الذي سيقوم بتوظيفه من بين الموظفين الموثوقين، ومسؤولية متابعة النشاطات التي سيقوم بها والتأكد من توافقها مع هدف الجمعية. يجب أيضاً ألا ننسى أن المجلس المسؤول في الجمعية عن إصدار قرار في حال القيام بأعمال تشكل جرماً، هو مجلس الإدارة.
يجب التعاون مع منظمات من أصحاب المصالح من أجل تأمين سيطرة على المناطق ذات الخطر العالي بحسب أهمية عملية توزيع المساعدات التي ستتم في المناطق التي يتم تقديم المساعدات إليها. يجب توقيع اتفاق خطي يحتوي على خطة التوزيع وشروط الدفع والمسؤوليات المتعلقة بالتوزيع، مع هذه المنظمة صاحبة المصلحة، بهدف تجنب استغلال عملية التوزيع من قبل المجموعات الإرهابية. يجب أن يمنع هذا الاتفاق الخطي الأعمال التي تؤدي إلى استغلال هذه المساعدات بشكل ما من قبل المجموعات الإرهابية، كما يجب أن يشمل الاتفاق اختيار الأشخاص الذين سيقومون بتقديم المساعدات من أشخاص غير المدرجين في لوائح الدول أو اللوائح الدولية الخاصة بالنشاطات الإرهابية. ويجب بالتأكيد أن يشمل التزاماً من الأشخاص الذين سيقومون بتقديم المساعدات بإبلاغ الجمعية بالتوجيهات والتدخلات التي قد تقوم بها المنظمات الإرهابية أو المجموعات المسلحة.
نموذج عملي على مراقبة النشاطات الميدانية
من قبل مجلس إدارة الجمعية
قامت الجمعية (أ) للمساعدات الإنسانية بتشكيل فريق رقابة ميدانية مؤلف من عدد من أعضاء مجلس الإدارة مع موظف موثوق يعمل في مركز الجمعية من أجل متابعة نشاطات الجمعية وعمل الموظف في منطقة غياب السلطة الواقعة خارج القطر، وتم تقاسم المهام بين أعضاء الفريق. يقوم أعضاء الفريق بالرقابة الميدانية في المواعيد المحددة لذلك بما يتناسب مع الخطة المتفق عليها، ويقومون بدعم النتائج بوثائق ومرئيات ورفعها كتقرير يتم تقديمه إلى مجلس الإدارة عند اجتماعه.
حيث يتم تحديد النواقص أثناء العرض التقديمي للتقرير ومن ثم تطوير وسائل تطبيق مناسبة.
قائمة المراجعة لأفضل التطبيقات للمنظمات غير الربحية
يمكنكم استخدام قائمة التحقق التالية بهدف التمكن من الاستفادة من أفضل نموذج عملي على الأعمال والإجراءات التي تتم ضمن إطار نشاطات الجمعية. كما يمكنكم مشاركة تطبيقاتكم التي يمكن مشاركتها مع الجمعيات الأخرى كنموذج لأفضل تطبيق مع المديرية العامة للعلاقات مع المجتمع المدني.
الإدارة المالية
لابد أن تمتلك المنظمة غير الربحية خطة مالية جيدة لمصادر تمويلها تدعم البرامج والخدمات الملائمة لأهدافها.
تقوم المنظمة غير الربحية بشكل منتظم بإعداد ودراسة الجداول المالية التي يتم مراجعتها من قبل مجلس الإدارة والمحاسب. يرجى الاطلاع على “الوثائق اللازمة لمعايير الإدارة المالية” الموضحة في نهاية هذا القسم.
تقوم المنظمة غير الربحية بالانتفاع من عملية استراتيجية لوضع الميزانية على أن تعكس احتياجات وأهداف المنظمة غير الربحية.
تقوم المنظمة غير الربحية بوضع ميزانية سنوية ومتابعتها بشكل منتظم من أجل تحديد أي تغيير/ تقييم/ الإجابة.
تقوم المنظمة غير الربحية بتأمين بيانات مالية إلى الأطراف المعنية مثل مجلس الإدارة والمتبرعين، وخصيصاً فيما يتعلق بأهداف إصدار القرارات.
تمتلك المنظمة غير الربحية مصادر متنوعة، وتقوم بتحليل عناصر إيرادات التمويل العام والخاص بحسب الحد الأدنى من الميزانية السنوية، وتقوم بتخمين الأرباح والخسائر المستقبلية فيما يتعلق بمصادر الدخل المتنوعة، ووضع خطة طوارئ من أجل التصرف عند حدوث ارتفاع أو انخفاض غير متوقع في إحدى هذه المصادر. هل هناك أحداث معروفة قد تؤثر على وضعكم المالي؟
تمتلك المنظمة غير الربحية خطة واقعية في حالة تجاوزت ديونها معدل أصولها الفعالة (يظهر عجز في جدول الإيرادات الجارية والنفقات).
تمتلك المنظمة غير الربحية خطة إيجاد مصدر واقعي يحتوي على نشاطات وأهداف. هل ترتبط أهداف خطة إيجاد المصدر بالميزانية السنوية بشكل واضح؟ هل تم تحديد الموظفين والمتطوعين المسؤولين بشكل أساسي عن إيجاد المصدر؟ تأكدوا من معرفة الشخص المسؤول عن إيجاد المصدر ومن تمكنكم من تحديد دوره.
تمتلك المنظمة غير الربحية مراجعات داخلية رسمية لإدارة كل معاملاتها المالية. مثال: هل تمتلك المنظمة غير الربحية سياسات خطية تدير استلام الشيكات، وحفظها، وإيداعها، وعمليات الشراء، وحسابات الإيرادات، والموظفين ذوي المناصب الرفيعة، وفصل مسؤوليات التعويض تحت إشراف مجلس الإدارة؟
تمتلك المنظمة غير الربحية سيولة نقدية كافية لأعمالها الاعتيادية.
تمتلك المنظمة غير الربحية أقل من 50% من الحسابات المستحقة التي تعود إلى 120 يوماً أو ما قبل ذلك.
لا تقوم المنظمة غير الربحية باستخدام التمويل المحدود من أجل تأمين الدعم المالي لمصاريفها الجارية.
تمتلك المنظمة غير الربحية خطط تخصصية لتلبية كل المتطلبات النقدية والعينية التي يتطلبها التبرع.
تقوم المنظمة غير الربحية بإعداد تقرير سنوي يحتوي على الوضع المالي وجداول الإيرادات والنفقات وتقوم بإتاحة اطلاع الأشخاص وأصحاب المصالح المعنيين إليه.
تمتلك المنظمة غير الربحية سياسات وتنظيمات لمجلس الإدارة وتقوم باتباعها من أجل إدارة حدود القروض وتمويل التبرعات وأنواع التمويل الأخرى بتأمين أو بدون تأمين (إن وجدت).
تمتلك المنظمة غير الربحية “سياسة احتياطي” خطية توضح كيفية التمويل من أجل تغطية النفقات غير المتوقعة والخطة التي سيتم اتباعها في نهاية العام فيما يخص الإيرادات التي لم يتم صرفها.
تمتلك المنظمة غير الربحية احتياطي تشغيل مدته 60 يوم على الأقل من النقود أو ما يقابلها من الأصول غير المحدودة.
تمتلك المنظمة غير الربحية خطة نمو تشمل أهدافاً قابلة للقياس ومواعيد التسليم النهائي والأطراف المسؤولة، على أن ترتبط هذه الأهداف بالميزانية السنوية بشكل سنوي.
تمتلك المنظمة غير الربحية نظام تقييم شامل ومطور جيداً يتم استخدامه من أجل قياس وتقرير تأثير كل من البرامج والخدمات التي قد يتم استخدامها من أجل رفع تقارير الهبات والوفاء بمسؤولية تقديم الحساب لأصحاب المصالح/ المؤسسات.
يساهم 100% من مجلس الإدارة بشكل مالي في المنظمة غير الربحية.
تمتلك المنظمة غير الربحية نظام محاسبة رقمي.
الوثائق اللازمة لمعايير الإدارة المالية:
الميزانية العمومية الحالية
المصاريف والإيرادات الحالية والجداول المالية المحدثة التي تغطي الميزانية
الميزانية الموجودة
خطة جمع التمويل
الرقابة الموجودة أو التدقيق المستقل
وثائق اختيارية:
سياسة وإجراءات مالية
سياسات جمع التمويل
الإدارة والعمليات
تمتلك المنظمة غير الربحية مجلس إدارة مستقل وفعال. (يعد المجلس مستقلاً عندما تكون غالبية أعضائه ليست من الموظفين في المنظمة غير الربحية أو من أفراد أسرة موظفيها أو أفراد أسرة أعضاء المجالس الأخرى).
يحدد مجلس الإدارة أولويات الميزانية، ويوافق على الميزانية السنوية قبل بدء السنة المالية، ويوافق على خطة تمويل من أجل ضمان المصادر التي من شأنها أن تحقق الهدف السنوي ومساعي المنظمة غير الربحية.
تبين قرارات المجلس قيام مجلس الإدارة بتحديد السياسة، وادخار المصادر، ودراسة الاحتياجات، والموافقة/ إنشاء البرامج.
يتم انتخاب مدير المنظمة غير الربحية من قبل مجلس الإدارة ويتم تقييمه سنوياً. يقوم المدير برفع تقارير إلى مجلس الإدارة.
يتم هيكلة عضوية مجلس الإدارة وهيكلته وأصوله بشكل يحقق مهام المنظمة غير الربحية بشكل فعال.
يتألف مجلس الإدارة من أعضاء يمتلكون مختلف المعلومات والمهارات والتجارب اللازمة من أجل أداء وظائفهم (مثل: محامي، محاسب، خبير جمع تمويل، علاقات عامة).
يعرف كل عضو في المجلس هدف المنظمة غير الربحية ويستطيع شرحه بشكل واضح. يقوم المجلس بدراسة وثيقة هدف المنظمة غير الربحية بشكل منتظم، ويقوم عند الضرورة بمراجعتها والتقدم باقتراحات إلى الجمعية العمومية من أجل إجراء تغييرات عليها، ويتأكد من توافق أهداف كل البرامج مع هذا الهدف.
يقوم المجلس بدراسة الجداول المالية للمنظمة غير الربحية ومناقشتها والتحقيق في أمرها والاهتمام بها بشكل منتظم. بعبارة أخرى يتحمل المجلس مسؤولية السلامة المالية للمنظمة.
يقوم المجلس بإعداد ميزانية واقعية ومُعدة جيداً، ويقوم بالموافقة عليها. يقوم مجلس الإدارة بتخطيط ومتابعة السيولة النقدية التي ستغطي التزامات المنظمة غير الربحية بشكل واقعي.
يمتلك مجلس الإدارة إجراءات خاصة باتخاذ القرارات المتعلقة بالمواضيع الهامة في حالات عدم الاجتماع بشكل اعتيادي والحالات التي يتعذر على كل المجلس أن يعقد اجتماعاً.
يشارك مجلس الإدارة مرة كل 2-5 عام في عملية إعداد الخطة المتعددة السنوات التي تحدد ظروف عمل الموظف الداخلية والخارجية. يوافق مجلس الإدارة على الخطة ويدرس تطوراتها بشكل سنوي.
تمتلك المنظمة غير الربحية سياسة لصراع المصالح بين أعضاء مجلس الإدارة (وتشمل العلاقات المالية أو الشخصية المصرح بها أو المحظورة مع المنظمة غير الربحية، وبيان كل المصالح المالية في أعمال المنظمة غير الربحية، والحالات التي تستدعي تجنب التصويت من قبل أعضاء المجلس). يتم توقيع وثيقة صراع المصالح من قبل كل أعضاء المجلس بشكل سنوي.
يعقد المجلس أربعة اجتماعات على الأقل في العام الواحد بوتيرة كافية لمتابعة البرامج والوضع المالي للمنظمة غير الربحية بشكل فعال.
يمتلك المجلس اللجان الفرعية اللازمة من أجل متابعة هدف المنظمة غير الربحية والوفاء به بشكل فعال.
يكون عدد المشاركين في اجتماع المجلس جيد ويحقق العدد الكافي للاجتماع بشكل منتظم.
تعكس مستندات المجلس واللجان الفرعية التعهدات والقرارات المطابقة للمعايير الأخرى (بعبارة أخرى قبول الميزانية ودراسة التدقيق وتقييم المدير التنفيذي CEO) إضافة إلى التدابير الهامة للمجلس.
قام المجلس بقيادة عملية إعداد وثيقة تخطيط استراتيجية والمصادقة عليها. وتحمل مسؤولية دعم ومتابعة الوثيقة.
يمتلك المجلس علاقة متينة مع المدير التنفيذي.
يمتلك مجلس إدارة المنظمة غير الربحية هيكل موظفين ومتطوعين، وعدد كاف، وصلاحية تمثيل عند الأخذ بالاعتبار هدف وبرامج المنظمة غير الربحية.
تقوم المنظمة غير الربحية بتحديد وظائف خطية واضحة للموظفين والمتطوعين وتأمين المصادر اللازمة لهم من أجل تنفيذ مهامهم بأفضل شكل.
تم تحديد شخص واحد ليكون مسؤولاً في غياب المدير التنفيذي، وهناك تخطيط هادف بشأن الإدارة العليا.
تمتلك المنظمة غير الربحية تأميناً يشمل تأمين كل الالتزامات المهنية التي قد يحتاج الموظفين إليها، وتأمين البناء، وتأمين المدير والمسؤول.
يمتلك كل عضو من المجلس صورة عن النظام الداخلي للمنظمة غير الربحية، ويمارس النشاط وفقاً له. يحدد النظام الداخلي هدف المنظمة غير الربحية بشكل صريح.
يحتوي النظام الداخلي للمنظمة غير الربحية على ما يلي:
• هدف المنظمة غير الربحية الموضح بشكل صريح.
• مدة وظائف أعضاء مجلس الإدارة التي تمنع استمرارهم في وظائفهم طوال العمر.
• تعريفات اللجان الدائمة.
• شروط النصاب المطلوب لعقد الاجتماعات واتخاذ القرارات.
• إجراءات انتخاب أعضاء المجلس وأصحاب الصلاحية فيه.
• الإجراءات المتبعة لملئ الشواغر
• إجراءات تغيير/ تعديل النظام الداخلي
الوثائق اللازمة لمعايير الإدارة والعمل
• الأنظمة الداخلية.
• كادر مجلس الإدارة (يحدد أصحاب الصلاحية فيه، ومدة المجلس مع تاريخ بداية الدورة الحالية وتاريخ انتهائها).
• المخطط التنظيمي للمنظمة غير الربحية
• قرارات المجلس المسجلة والمؤرشفة بشكل يتيح الوصول إليها عند الحاجة.
• اتفاق الإدارة المبرم مع المنظمة الرئيسية (إن وجد).
هدف المنظمة غير الربحية
تمتلك المنظمة غير الربحية هدفاً خطياً صريحاً تعتمد فيها على سبب وجودها.
يتم تقديم الهدف في الاجتماعات والتقارير السنوية والموقع الإلكتروني وما شابه ذلك إلى كل أصحاب المصالح في المنظمة غير الربحية بشكل صريح ويتم استيعابه من قبل كل أصحاب المصالح.
تمتلك المنظمة غير الربحية خطة خطية واضحة ومستقرة للمستقبل، بعبارة أخرى خطة استراتيجية للعمل لمدة 3-10 سنوات معرفة جيداً وقابلة للقياس وتحتوي على أهداف يمكن إنجازها وخطوات عملية محددة بفترات زمنية.
يتم تقديم الخطة الاستراتيجية إلى الموظفين والمجلس، ويكونون على علم ووعي جيد بها.
يتم دعم الخطة الاستراتيجية بخطة سنوية واقعية ومفصلة تحدد الخطوط الرئيسية للعمل الذي سيتم إنجازه، ويتم استخدام كل درجات المنظمة غير الربحية بشكل مستقر في إدارة نشاطات الخطة السنوية.
تمتلك المنظمة غير الربحية نظام تقييم شامل ومطور جيداً يتم استخدامه في قياس وتقييم فعالية وتأثير برامج وخدمات المنظمة غير الربحية.
تقوم المنظمة غير الربحية بجمع البيانات بشكل مستمر من أجل قياس الأداء والتطورات، وتقوم بتحليل هذه البيانات بشكل منتظم، وإبلاغ أصحاب المصالح بها عبر تقارير التبرعات والتقارير السنوية وموقع الإنترنت وما شابه ذلك.
